Facturación recurrente: líneas de ventas y compras periódicas en Business Central

A menudo (y cada vez más con el modelo de subscripciones) se suele necesitar repetir la misma información en líneas de compras o de ventas. Business Central nos permite tener configuradas unos modelos de líneas estándar que se pueden usar en ventas y compras recurrentes. Por ejemplo un recibo mensual, ya sea de venta o cobro. Necesitamos facturación recurrente: líneas de ventas y compras periódicas en Business Central.

Vamos a mostrar a continuación como usar las líneas de ventas estándar para facturas de venta. El funcionamiento es análogo en los demás documentos, tanto de ventas como de compra.

Lo primero que vamos a necesitar es configurar las líneas de ventas periódicas. Así que buscamos «Líneas de ventas periódicas» y entramos en el vínculo relacionado.

Una vez dentro de la página «Líneas de ventas periódicas«, seleccionamos la acción Nuevo.

En la ficha vamos a rellenar un modelo de líneas, en este caso, supongamos que cada mes vendemos 3 modelos de altavoces, en 10, 4 y 2 unidades. Hay que tener en cuenta que no se puede definir el precio en las líneas porque tanto precios, como descuentos, son calculados en los documentos reales de venta tras insertar las líneas periódicas.

Nota: hay que recalcar que por defecto hay campos, como los números de línea, que están ocultos. Si deseamos verlos, hay que, con permisos de administración, ejecutar diseñar, y sacar los campos que necesitemos. Para más información: https://docs.microsoft.com/es-es/dynamics365/business-central/ui-personalization-user#to-start-personalizing-a-page-through-the-personalizing-banner

Asignar líneas de ventas periódicas a un cliente

Una vez tenemos configuradas las líneas periódicas, vamos a asignárselas aun cliente. Lo primero como siempre, buscamos «Clientes» en el buscador, y nos vamos al listado de clientes. Una vez ahí, abrimos nuestro cliente objetivo, con el cual usaremos las líneas recurrentes. En esta ficha, debemos buscar la acción «Líneas de ventas periódicas«, por desgracia según la versión de Business Central a veces está escondida un lado, a veces en otro, Microsoft es cierto que a veces nos marea reorganizando los menús, pero bueno … en mi versión, se encuentra en Relacionado -> Ventas -> Líneas de ventas periódicas.

En la página «Líneas de ventas periódicas«, seleccionamos los códigos de líneas, que queremos insertar en documentos de ventas para este cliente en concreto.

Debemos rellenar el resto de campos para especificarle al sistema, cuándo, cómo y dónde se deben utilizar las líneas de ventas periódicas configuradas.

En mi opinión, quizás, la forma más recomendable, sea dejar puesto que pregunte siempre, si deseamos meter las líneas, dependiendo el tipo de documento de venta (oferta, pedido, factura, abono). Las otras opciones son manual (somos nosotros los que desde el pedido, solicitamos que se metan dichas líneas) y automática (las líneas se meten siempre). Las fecha inicial válida y fecha final válida, es por si planeamos utilizar las líneas de ventas periódicas junto con el trabajo por lotes Crear facturas de venta periódicas, que veremos más adelante.

Cómo insertar estas líneas

Si hemos elegido la opción de que pregunte siempre, se nos informará si existen líneas configuradas para dicho cliente. Vamos a abrir la factura de ventas en la que deseemos añadir una o varias líneas de ventas. Nótese como, en nuestra configuración, para estas líneas periódicas, asignadas a este cliente, Business Central nos pregunta.

Podríamos darle a ese «Obtener líneas periódicas«. Nosotros por ver el otro camino (en caso de no haber puesto que se nos pregunte), ejecutamos la acción «Obtener líneas de venta periódicas».

Seleccionamos las líneas que queremos meter (solo aparecerán las configuradas para este cliente).

El resultado es el esperado.

Cómo crear facturas de ventas basadas en líneas de ventas periódicas

Existe en Business Central un trabajo por lotes llamado «Crear facturas de venta periódicas«. Este sirve para crear facturas de venta a razón de las líneas de venta estándar, asignadas a los clientes, y, con fechas de registro dentro de las fechas de inicio y fin validas especificadas en las líneas estándar creadas.

Lo primero, buscamos «Crear facturas de venta periódicas«, y abrimos el vínculo. En la página Crear facturas de venta periódicas, rellenamos los campos necesarios.

Nos devolverá un mensaje con el número de facturas creadas

Se han creado facturas de venta para los clientes especificados y con la forma de pago configurada según la fecha registro marcada.

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